O serviço que foi feito e nunca foi cobrado

Um cliente que não paga aparece: está nas contas a receber, alguém liga para ele, há uma cobrança. Um serviço que nunca foi faturado não aparece nunca. Não há reclamação, não há saldo vencido, não há conversa. Simplesmente o mês fechou mais fraco do que deveria e ninguém sabe por quê.

Onde a corrente se rompe

Em quase todas as oficinas o serviço termina em um lugar e a nota sai de outro. O técnico fecha no local; o faturamento acontece no escritório, um ou dois dias depois, quando alguém junta o que aconteceu. Entre esses dois momentos há uma mensagem de WhatsApp, e essa mensagem compete com outras quarenta.

Não é um problema de gente descuidada. É que fechar o serviço e deixar registro para cobrá-lo são dois atos separados, e o segundo não serve para nada a quem teria que fazê-lo.

As quatro formas como ele se perde

1. O serviço que ficou aberto

O técnico terminou e passou para o próximo. Ninguém fechou formalmente, então nunca entrou na fila de faturamento. Aparece meses depois, se aparecer.

2. O adicional feito "de passagem"

Foi por uma coisa, encontrou outra e resolveu. Como não estava no orçamento, não está em lugar nenhum. É serviço dado de presente com a melhor das intenções.

3. A peça que saiu sem registro

Saiu do almoxarifado, entrou no equipamento, não entrou em nenhum sistema. Aparece como diferença de estoque três meses depois, quando já não dá para reconstruir de onde veio.

4. O orçamento aprovado pelo WhatsApp

O cliente disse sim em uma conversa. Quando chega a nota, ele não lembra ou diz que era outro valor. Sem registro de quem aprovou e quando, você só ganha a discussão se o cliente for organizado.

Como medir quanto você está perdendo

É mais simples do que parece, e a maioria nunca fez: serviços fechados no mês contra serviços faturados no mês. Se a diferença não é zero, está aí.

O problema é que na maioria das oficinas esses dois números saem de lugares diferentes: um da cabeça do chefe da oficina, outro do sistema contábil, e por isso nunca são comparados. Quando saem do mesmo lugar, o vazamento deixa de ser invisível.

O que mudar

Que fechar seja cobrar. Se terminar o serviço gera o documento que sustenta a cobrança, não existe um segundo passo que dê para pular.
Que a assinatura faça parte de terminar. Não um trâmite posterior que quase nunca acontece.
Que a peça saia pela ordem de serviço. Assim ela fica amarrada ao serviço e à cobrança desde o minuto zero.
Que a aprovação fique registrada. Quem aprovou, quando e qual valor, e não um "pode fazer" em uma conversa.

O que o Nodux faz com isso

O técnico fecha o serviço pelo celular e o relatório fica assinado pelo cliente ali mesmo, com fotos e peças baixadas do estoque. Esse mesmo relatório é o que sustenta a cobrança: não é preciso montá-lo de novo.

Os orçamentos são aprovados por link, então fica registrado quem disse sim e quando. E como os serviços fechados e as cobranças saem do mesmo lugar, a diferença entre o que foi feito e o que foi faturado deixa de ser uma intuição.

Você pode estimar quanto isso está custando com os seus próprios números, ou ver os planos.

Perguntas frequentes

Por que sobra serviço sem faturar se o serviço foi feito?

Porque o fechamento técnico e o fechamento comercial são dois momentos diferentes e quase nunca é a mesma pessoa que cuida dos dois. O técnico termina e vai para o próximo; a nota depende de alguém no escritório ficar sabendo. Quando esse aviso viaja pelo WhatsApp, ele se perde no volume.

Como sei quanto estou perdendo?

Comparando serviços fechados com serviços faturados no mesmo período. Se esses dois números não saem do mesmo lugar, a diferença não aparece, e esse é exatamente o motivo pelo qual o problema dura anos sem que ninguém perceba.

Adianta pedir ao técnico que avise quando terminar?

Ajuda, mas não basta: você está pedindo que ele se lembre de um passo que não serve para nada a ele. O que funciona é que fechar o serviço e deixar o registro para a cobrança sejam o mesmo ato, e não dois.

A assinatura do cliente é mesmo necessária?

Quando há uma reclamação, é a diferença entre cobrar e discutir. Um relatório assinado no local, com fotos e o que foi feito, encerra a conversa antes que ela comece. Sem assinatura, a sua versão e a do cliente valem o mesmo.

E as peças que saíram e não foram cobradas?

São a outra metade do vazamento, e é mais difícil de ver porque aparece como diferença de estoque meses depois. Se a peça é baixada pela ordem de serviço, fica amarrada à cobrança desde o momento em que sai do almoxarifado.